Como configurar e-mail profissional no Outlook: guia com passo a passo

Em primeiro lugar, usar o Outlook para gerenciar seu e-mail profissional traz mais praticidade, segurança e organização. De fato, além de centralizar mensagens e contatos, o programa também permite que você crie cópias locais dos e-mails, garantindo um backup seguro e fácil de acessar sempre que for necessário.

Além disso, o Outlook oferece integração com calendário e tarefas, o que ajuda você a manter toda a rotina profissional em um só lugar.

Diferença entre POP e IMAP

Contudo, antes de começar, você deve compreender qual tipo de protocolo usar. Afinal, eles determinam de que forma o Outlook se comunica com o servidor da sua hospedagem e como o sistema armazenará e sincronizará os e-mails.

POP

O protocolo POP baixa as mensagens do servidor para o computador, o que permite que você as acesse mesmo sem conexão com a internet. Por outro lado, alterações como exclusões ou respostas não aparecem em outros dispositivos.

POP é indicado para quem:

• Primeiramente, deseja manter cópias locais e fazer backup dos e-mails;
• Além disso, tem pouco tempo de conexão à internet;
• Por fim, quer arquivar mensagens de forma permanente e independente do servidor.

IMAP

O protocolo IMAP, por sua vez, sincroniza o Outlook com o servidor em tempo real. Como resultado, todas as alterações, como envios, exclusões e criação de pastas, ficam visíveis em todos os dispositivos conectados.

IMAP é indicado para quem:

• Por exemplo, acessa o e-mail em vários dispositivos (computador, celular, tablet);
• Portanto, precisa manter tudo sincronizado com o servidor o tempo todo;
• Consequentemente, utiliza conexão constante com a internet.

Passo a passo para configurar e-mail profissional no Outlook

Em suma, agora que você já sabe qual protocolo usar, siga este passo a passo. De fato, o processo é simples e funciona em praticamente todas as versões do Outlook 2016 ou 2019.

1. Abra o Outlook e escolha a opção ‘Adicionar Conta‘.
2. Em seguida, selecione ‘Configuração manual ou tipos de servidor adicionais‘.
3. No campo ‘Nome‘, digite como você deseja que os destinatários o identifiquem.
4. A seguir, em ‘Endereço de e-mail‘, informe o e-mail que você está configurando.
5. No campo ‘Tipo de conta‘, escolha ‘POP‘ ou ‘IMAP‘ conforme sua preferência.
6. Da mesma forma, em ‘Servidor de entrada de e-mails‘, digite: ‘mail.seudominio.com.br‘.
7. Em ‘Servidor de saída (SMTP)‘, também digite: ‘mail.seudominio.com.br‘.
8. Informe novamente o e-mail no campo ‘Nome de usuário‘.
9. Digite a senha da conta de e-mail.
10. Você deve deixar desmarcado o item ‘Exigir logon usando Autenticação de Senha de Segurança (SPA)‘.
11. Clique em ‘Mais configurações…‘ para que você possa ajustar os detalhes do servidor.
12. Na aba ‘Servidor de saída‘, certifique-se de marcar ‘Meu servidor de saída (SMTP) requer autenticação‘ e selecione ‘Usar mesmas config. do servidor de entrada‘.
13. Finalmente, na aba ‘Avançado‘:
    • Servidor de entrada (POP3): ‘995‘ ou (IMAP): ‘993‘.
    • Você deve marcar ‘Este servidor requer uma conexão criptografada (SSL)‘.
    • Servidor de saída (SMTP): ‘465‘.
    • Tipo de conexão criptografada: ‘SSL‘.

Depois que você preencher todos os campos, clique em ‘Avançar‘. O Outlook fará um teste de envio e recebimento. Se tudo estiver correto, basta você clicar em ‘Concluir‘.

Informações importantes

Contudo, para evitar erros de conexão, certifique-se de conferir atentamente as informações abaixo antes de finalizar o processo:

• Em primeiro lugar, atente-se: conforme o Comitê Gestor da Internet determina, você não deve usar a porta 25 para envio de e-mails (SMTP). Em vez disso, use a porta 465 com SSL.
• Além disso, você deve substituir o endereço ‘mail.seudominio.com.br’ por ‘mail.’ seguido do seu domínio real. Por exemplo, o meu domínio é ‘duodigital.com.br’, logo: ‘mail.duodigital.com.br’.
• Na aba ‘Avançado’, a opção ‘Deixar uma cópia das mensagens no servidor’ é opcional, mas pode ser útil em alguns casos.
• Se as versões antigas do Outlook não reconhecerem SSL, teste o modo padrão ou automático.
• Por último, se você estiver configurando e-mails de outra hospedagem, use sempre os dados de servidor que o seu provedor fornecer.

Links úteis

Quer se aprofundar mais? Então, veja estas referências úteis:

• Ajuda oficial do Microsoft Outlook
• Como configurar o seu e-mail personalizado no iPhone

Dúvidas ou problemas?

Caso surjam dificuldades para configurar seu e-mail profissional no Outlook, então entre em contato com a equipe de suporte da sua hospedagem. Por outro lado, se os seus e-mails estão hospedados com a Duo Digital, simplesmente abra um chamado no nosso suporte e nossa equipe poderá orientá-lo(a) na conclusão do processo.

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